Microsoft 365 ist mehr als nur Word, Excel und PowerPoint. Viele versteckte Features können Ihren Arbeitsalltag erheblich erleichtern. Hier sind 10 Tipps, die Sie sofort umsetzen können.
Quick Steps in Outlook
Mit Quick Steps können Sie wiederkehrende E-Mail-Aktionen automatisieren. Erstellen Sie beispielsweise einen Quick Step "An Chef weiterleiten", der automatisch eine E-Mail an Ihren Vorgesetzten weiterleitet und in einen bestimmten Ordner verschiebt.
💡 Tipp: Gehen Sie zu Start → Quick Steps → Neue Quick Step erstellen
Excel Flash Fill
Flash Fill erkennt Muster in Ihren Daten und füllt automatisch die restlichen Zellen aus. Perfekt für das Aufteilen von Namen oder das Formatieren von Daten.
📊 Beispiel: Tippen Sie "Max Mustermann" in A1 und "Max" in B1. Excel schlägt automatisch die restlichen Vornamen vor.
PowerPoint Designer
Der Designer erstellt automatisch professionelle Layouts für Ihre Folien. Fügen Sie einfach Inhalte hinzu und lassen Sie sich Designvorschläge anzeigen.
OneNote für Projektnotizen und Wissensmanagement
OneNote ist oft das vergessene Tool in Microsoft 365, dabei eignet es sich perfekt für strukturierte Notizen, Projektdokumentation und als Wissensdatenbank.
💡 Profi-Tipp:
Erstellen Sie für jedes Projekt ein eigenes Notizbuch mit Abschnitten für Meetings, Ideen, Kontakte und Dokumentation. OneNote synchronisiert automatisch zwischen allen Geräten.
Notizbücher nach Projekten oder Teams strukturieren
@-Erwähnungen für Teamkollegen in geteilten Notizbüchern
Tags verwenden für bessere Organisation (wichtig, Aufgabe, Frage)
OneNote Web Clipper für wichtige Webseiten und Artikel
Power Automate für wiederkehrende Aufgaben
Power Automate (früher Microsoft Flow) automatisiert wiederkehrende Aufgaben zwischen verschiedenen Microsoft 365 Apps und externen Services.
⚡ Beliebte Automatisierungen:
- • E-Mail-Anhänge automatisch in SharePoint speichern
- • Teams-Benachrichtigungen bei neuen SharePoint-Dokumenten
- • Automatische Genehmigungsworkflows für Dokumente
- • Daten zwischen Excel und anderen Apps synchronisieren
Beginnen Sie mit vorgefertigten Vorlagen
Testen Sie Flows zuerst mit unwichtigen Daten
Überwachen Sie regelmässig die Flow-Ausführungen
Outlook-Regeln und Quick Steps für E-Mail-Effizienz
Outlook-Regeln und Quick Steps automatisieren E-Mail-Verwaltung und sparen täglich wertvolle Zeit.
📥 Nützliche Regeln:
- • Newsletter automatisch in Ordner verschieben
- • Wichtige Absender farblich markieren
- • CC-E-Mails in separaten Ordner
- • Automatische Weiterleitung für bestimmte Themen
⚡ Quick Steps:
- • "An Team weiterleiten" mit einem Klick
- • E-Mail verschieben und als erledigt markieren
- • Standardantworten für häufige Anfragen
- • Meeting aus E-Mail erstellen
Regeln schrittweise einführen und testen
Quick Steps für wiederkehrende E-Mail-Aktionen erstellen
Regelmässig überprüfen und anpassen
Microsoft Forms für Umfragen und Feedback
Microsoft Forms ist perfekt für Kundenfeedback, interne Umfragen, Event-Anmeldungen und einfache Datensammlung.
📊 Einsatzmöglichkeiten:
- • Kundenzufriedenheits-Umfragen nach Projekten
- • Interne Feedback-Runden zu Prozessen
- • Event-Anmeldungen mit automatischer E-Mail-Bestätigung
- • Quiz und Wissenstests für Schulungen
Vorlagen verwenden für schnelle Erstellung
Antworten automatisch in Excel exportieren
QR-Codes für einfachen Zugang erstellen
OneDrive Versionsverlauf und Wiederherstellung
OneDrive speichert automatisch Versionen Ihrer Dateien. Diese Funktion kann bei versehentlichen Änderungen oder Ransomware-Angriffen lebensrettend sein.
🔄 Wiederherstellungsoptionen:
- • Einzelne Dateiversionen bis zu 30 Tage zurück
- • Komplette OneDrive-Wiederherstellung (30 Tage)
- • Papierkorb-Wiederherstellung (93 Tage)
- • Automatische Ransomware-Erkennung und -Warnung
Versionsverlauf regelmässig überprüfen
Wichtige Dateien zusätzlich lokal sichern
OneDrive Personal Vault für sensible Daten nutzen
Excel Power Query für Datenimport und -bereinigung
Power Query ist Excels verstecktes Juwel für Datenimport, -transformation und -bereinigung. Perfekt für wiederkehrende Datenauswertungen.
🔧 Möglichkeiten:
- • CSV-Dateien automatisch importieren und formatieren
- • Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführen
- • Webdaten direkt in Excel importieren
- • Datenbereinigung und -transformation automatisieren
Daten → Daten abrufen → Aus Datei/Web/Datenbank
Abfragen speichern für wiederkehrende Importe
Automatische Aktualisierung beim Öffnen der Datei
Microsoft Whiteboard für kreative Zusammenarbeit
Whiteboard ist perfekt für Brainstorming-Sessions, Projektplanung und kreative Zusammenarbeit - sowohl vor Ort als auch remote.
🎨 Einsatzbereiche:
- • Brainstorming-Sessions mit digitalen Post-its
- • Projektplanung mit Mindmaps und Diagrammen
- • Workshops und Schulungen interaktiv gestalten
- • Retrospektiven und Feedback-Runden
In Teams-Meetings direkt über "Whiteboard" starten
Vorlagen für Retrospektiven und Brainstorming nutzen
Whiteboards als PDF exportieren oder in OneNote einbetten
Unser Fazit
Diese Features sind nur die Spitze des Eisbergs. Microsoft 365 bietet hunderte von Funktionen, die den Arbeitsalltag erleichtern können. Der Schlüssel liegt darin, die richtigen Tools für Ihre spezifischen Bedürfnisse zu finden.
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